Pengelolaan Formulir Elektronik
Sesudah
formulir ini dirancang dan disetujui, formulir disimpan pada media magnetik
atau media optikal dan dikirim ke workstation. Formulir elektronik ditampilkan
pada layar workstation, dan diisi oleh user melalui keyboard. Jika hard copy
dari formulir elektronik ini diperlukan, dapat diakses dari database dan
dihasilkan oleh printer.
Smart Electronic Forms
Formulir
elektronik yang cerdas menunjukkan bagaimana user mengisi formulir, menyediakan
instruksi-instruksi dan pesan-pesan secara online, melakukan perhitungan, dan
mengirimkan data untuk pemrosesan tambahan.
Faktor-faktor merangcang suatu
formulir
Dalam
merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor
berikut ini:
Dalam
merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1.
Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm
mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali.
Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam
sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi
bagi semua departemen.
2. Rancangan
formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang
dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman
data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal
dan buku pembantu.
3. Unsur
internal check dalam merancang formulir.
Formulir
merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal
cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan
teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
4. Nama dan
alamat perusahaan pada formulir.
Formulir
untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat
perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan
logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi
asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
5. Nama
formulir.
Seperti hal
orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir
biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir
ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir
tersebut.
6. Nomor
identifikasi pada setiap formulir.
Jika
perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi
terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir,
kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat
melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya
tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir
dibandingkan dengan nama formulir tersebut.memungkinkan pencatatan informasi.
7. Apakah
formulir tersebut akan disimpan dalam suatu database ? Hal ini akan menetukan database
yang harus digunakan preforasi yang harus dibuat, hal ini diperlukan.
